Sophie's 'moet' bord
Heb je het gevoel al zoveel te ' moeten' en maak je al de hele dag to-do lijstjes? Ik begrijp dat als geen ander en wil dus graag de organisatie van je evenement gemakkelijker maken. Bekijk daarom eens Sophie's ' moet' bord, hier heb ik al een lijstje voor je gemaakt. En dat hoef je dus alleen maar door te nemen en aan te vinken.Voorafgaande planning van het evenement:
- Doelgroep in kaart brengen
- Verwacht aantal gasten vaststellen
- Met of zonder partner
- Evenementen/activiteiten uit het verleden in kaart brengen
- Activiteiten van anderen/concurrenten voor deze doelgroep nagaan (van toepassing bij zakelijk event)
Vorm kiezen:
- Tijdsduur & datum
Rekening houden met vaststellen van een datum:
- Dag van de week
- Seizoen bepalen
- Vakanties/feestdagen
- Andere events in de branche checken
- Belangrijke sportwedstrijden of evenementen
Locatiekeuze:
- Regio bepalen/ligging
- Verzorgingsniveau/horeca faciliteiten
- Uitstraling
- Aanrij route
- Beschikbaarheid
- Bereikbaarheid
- Capaciteit
- Toegankelijkheid voor minder validen (wanneer van toepassing)
- Parkeergelegenheid
- Overige activiteiten op hetzelfde tijdstip
Uitnodiging:
Uitnodiging ontwerpen, denk aan/wat moet er in staan:
- het feit of de uitnodiging persoonlijk is of tevens voor eventuele partners
- datum en dag van de week (dit heeft invloed op uw evenement, zie rekening houden vaststellen datum)
- reden/doel van het evenement
- Tijd van aanvang en einde
- Kort programma overzicht
- Aanwezigheid van eventuele belangrijke of bekende gasten/artiesten vermelden, tenzij verrassing
- Dinermogelijkheden (aangeven vegetarische- en of dieetwensen)
- Naam, adres en eventueel telefoonnummer van de locatie
- Naam, adres en eventueel telefoonnummer van de organisator
- Antwoordkaart/fax/e-mailadres
- Vermelden van parkeermogelijkheden/tevens voor touringcars
- Routebeschrijving en openbaar vervoer mogelijkheden
- Eventueel kledingadvies (dress code)
- Uiterste inzend termijn
Antwoordkaart:
- Aan/afwezigheid
- Aantal personen
- Maaltijdwensen
Uitnodiging overig:
- Datum stellen voor verzending
- Uitnodigingslijst maken
